A Reforma Tributária inaugura uma fase em que a apuração do IBS e da CBS deixa de ser um processo interno das empresas e passa a ser construída automaticamente pelo fisco, a partir das informações enviadas no XML de cada documento fiscal. A Cartilha de Apuração do IBS, disponibilizada no portal do COMSEFAZ, afirma expressamente que “todos os documentos fiscais eletrônicos e os eventos associados alimentarão, em tempo real, o sistema de apuração assistida do Comitê Gestor”.
Isso muda completamente o grau de responsabilidade sobre o preenchimento do XML: qualquer erro, omissão ou inconsistência deixa de ser uma falha operacional “corrigível” e passa a gerar impacto direto no débito do fornecedor, no crédito do adquirente e no saldo final apurado.
Nesse cenário, a nota de débito assume um papel central. Antes vista como um documento secundário, utilizada apenas em situações específicas, ela passa a ser o instrumento oficial de correção, ajuste, antecipação e regularização tributária. A NT 2025.002, em sua versão 1.34, define a finalidade “6 – Nota de Débito” e cria tipologias específicas, como pagamento antecipado, perda de estoque, anulação de crédito e transferência de crédito, cada uma com tratamento próprio. A NT afirma que tais documentos possuem efeito direto na apuração e devem ser escriturados e processados como documentos fiscais eletrônicos, e não meramente financeiros.
Com essa nova estrutura, surgem riscos relevantes associados ao preenchimento incorreto do XML. Um dos mais críticos está no uso da data de previsão de entrega (dPrevEntrega). A Cartilha explica que essa é a primeira data utilizada pelo sistema para determinar o período de apuração do débito do IBS. Se estiver incorreta, o sistema pode alocar o débito no mês errado, gerando divergências entre a empresa e o CGIBS e afetando, inclusive, a liberação do crédito do adquirente, já que a LC 214/2025 condiciona o crédito à extinção do débito pelo fornecedor.
Outro risco sensível está no tratamento das antecipações. A Cartilha dispõe que, quando houver pagamento antecipado, o fornecedor deve emitir uma nota de débito de pagamento antecipado, e a NF-e do fornecimento posterior deve obrigatoriamente referenciar todas as notas de débito emitidas. A Cartilha alerta que “o não referenciamento implicará lançamento duplicado do débito correspondente ao pagamento antecipado”, resultando em um saldo artificialmente maior e exigindo correção posterior com Nota de Crédito. Trata-se de um risco operacional que pode gerar inconsistências na apuração, retrabalho, glosas e atrasos no crédito do cliente.
Há também os riscos ligados à classificação tributária: CST-IBS/CBS, cClassTrib, grupos UB e regras de redução devem ser coerentes entre si. A NT 2025.002 criou dezenas de regras de validação que rejeitam XMLs inconsistentes. Uma única classificação equivocada pode impedir a autorização da nota, bloquear o crédito do adquirente ou gerar cálculo incorreto do IBS/CBS, comprometendo a apuração desde a origem.
Situações específicas, como doações, perdas de estoque, estornos obrigatórios e operações com tratamento diferenciado, exigem o preenchimento de grupos adicionais, como o gTribRegular, o estorno do crédito ou o tipo correspondente de Nota de Débito, para que o sistema atribua o tratamento exato. A ausência dessas informações faz com que o sistema aplique estorno automático, negue benefício ou interprete a operação de forma divergente daquela praticada pela empresa.
O maior erro observado na implementação é continuar tratando a nota de débito como um documento de baixa relevância operacional. No novo modelo, ela é um documento fiscal com impacto tributário imediato. Emitida sem análise técnica, prática comum em processos onde a essa nota historicamente passou pelo financeiro, ela se torna fonte de inconsistências que se propagam pela apuração assistida e geram desalinhamento entre o ERP da empresa e o sistema do CGIBS.
Por isso, a preparação para o IVA exige integração efetiva entre as áreas fiscal, financeira e de TI. O crédito do adquirente só é liberado após o pagamento efetivo ao fornecedor, conforme a LC 214/2025, o que exige controles sólidos no financeiro. Já o fiscal precisa validar classificações, datas e grupos obrigatórios antes da emissão. A TI, por sua vez, deve garantir que o ERP esteja parametrizado para suportar os novos campos, códigos e eventos definidos pela NT.
Ao final, a mensagem é simples e direta: na era do IVA, o XML é o próprio imposto. O que está no XML é o que será apurado, sem espaço para interpretações posteriores ou ajustes manuais internos. Por isso, a nota de débito, antes discreta, torna-se um dos documentos mais sensíveis e estratégicos do novo sistema. Erros no seu preenchimento podem gerar débitos indevidos, glosas automáticas, perda de crédito e inconsistências que serão detectadas pelo sistema do fisco, muitas vezes antes mesmo de qualquer intervenção humana.
A transição para o novo modelo exige atenção imediata. Empresas que se anteciparem, revisarem processos e reforçarem controles evitarão riscos, reduzirão retrabalho e garantirão transparência completa na apuração. Aquelas que negligenciarem o XML enfrentarão divergências recorrentes, inconsistências sistêmicas e riscos tributários significativos.
Vale ressaltar que, de acordo com a NT 2025.002 v1.34, a nota de débito passa a ter valor jurídico para fins de IBS e CBS a partir de 1º de janeiro de 2026. Embora o preenchimento dos campos seja tecnicamente facultativo nesse momento, a legislação já exige essas informações e, quando preenchidas, todas as regras de validação serão aplicadas.
Além disso, o Ajuste SINIEF 49/2025, publicado em 09/12/25, reforça essa mudança ao padronizar nacionalmente o uso da Nota de Débito em operações como pagamento antecipado, perdas de estoque e recusas, com efeitos a partir de 4 de maio de 2026. Essa convergência normativa evidencia que a nota de débito deixa de ser um documento excepcional e passa a assumir caráter estruturante tanto na apuração do IVA quanto nos controles relacionados ao ICMS.
É importante reforçar que o cronograma da NT 2025.002 v1.34 refere-se exclusivamente ao IBS e à CBS. Esse cronograma não se confunde com as regras do ICMS, que permanece regido por normas próprias e não integra o ambiente do IVA. Ou seja: o prazo de 1º de janeiro aplica-se somente ao IBS/CBS, sem qualquer relação com exigências do regime atual do ICMS.
Sobre o Autor
Thiago Paiva é Gerente Tributário, pós-graduado em Tributação e graduado em Direito pela PUC-GO. Possui mais de 14 anos de experiência em tributação indireta, com atuação estratégica na implementação da Reforma Tributária, integração entre áreas impactadas e desenvolvimento de modelos de compliance para grandes corporações. Ao longo da carreira, teve passagens por empresas de destaque nos setores alimentício, farmacêutico e de real estate, incluindo atuação em rotinas complexas de aquisições e operações estruturadas envolvendo FIIM.
